8 caractéristiques essentielles à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de recouvrement de créances

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Vous connaissez peut-être les avantages d’un logiciel de recouvrement de créances, tels que l’accélération de la facturation, l’automatisation de la communication et l’élimination des obstacles au paiement, mais vous ne pouvez pas reconnaître ces avantages si vous ne choisissez pas un logiciel doté de tous les outils dont vous avez besoin. Bien que chaque entreprise ait des besoins et des objectifs différents, nous pensons qu’il existe huit domaines que chaque entreprise devrait prendre en compte lors du processus de sélection d’un logiciel de recouvrement de créances afin de s’assurer que les besoins des clients et des employés sont satisfaits. Voici donc les éléments à prendre en compte lors de la sélection d’un logiciel de recouvrement de créances.

Type d’utilisateur

Souvent, vous n’êtes pas la seule personne du bureau à vouloir connaître l’état de vos comptes débiteurs, même si vous êtes le seul responsable du recouvrement de créances dans le bureau. Choisissez un logiciel qui permet à plusieurs utilisateurs d’envoyer et de gérer des factures. La tenue de livres ne se limite pas aux fonctions comptables. Vous pouvez donc également réfléchir aux besoins d’utilisateurs moins évidents, tels que les gestionnaires de crédit et les agents de recouvrement, ainsi qu’à ceux de ces utilisateurs qui ne font pas partie du système.

Par exemple, les équipes de vente pourraient bénéficier d’une aide au recouvrement si elles avaient accès au système et aux rapports pour vérifier les factures en souffrance, les limites de crédit et les conditions générales lors de leurs entretiens avec les clients. D’autres fonctions peuvent nécessiter ou bénéficier d’un accès aux logiciels, notamment :

  • PDG/Président
  • Directeur financier/contrôleur
  • Gestionnaires de crédit
  • Responsables du recouvrement de créances
  • Représentant des ventes
  • Clients (portail client pour la gestion des factures)
  • Service clientèle.

Autant de fonctions à rechercher dans les logiciels de recouvrement. Si vous optez pour MyDSOManager, vous allez pouvoir utiliser un outil destiné aussi bien aux Grands Groupes qu’aux PME et aux ETI. Il dispose de fonctions innovantes comme les emails interactifs ou encore les relances clients automatiques. Sans oublier qu’il est compatible avec l’ensemble des logiciels de comptabilité et des ERP. Pour commander votre logiciel ou obtenir des renseignements complémentaires, rendez-vous dans ses bureaux au 22, Chemin du Vieux Chêne, Bâtiment D, 38240 Meylan.

Options de facturation

De nombreuses entreprises estiment que l’envoi de factures par courrier électronique est beaucoup plus efficace que l’envoi postal traditionnel. Une autre option à envisager est un système qui offre un portail en ligne permettant aux clients de consulter les factures en cours et de les payer par carte de crédit.

Intégration

La clé d’une stratégie de recouvrement réussie est de centraliser toutes les informations. Assurez-vous que le logiciel peut s’intégrer aux systèmes ERP/comptabilité, aux systèmes CRM, à la messagerie électronique et à d’autres applications clés. Dans le cas contraire, vous serez contraint de gérer les données dans des endroits distincts. Ce qui peut facilement entraîner des erreurs et une perte de temps précieux.

Automatisation

Réfléchissez à la raison pour laquelle vous avez commencé à chercher un logiciel de recouvrement de créances. Comme beaucoup d’autres, vous souhaitez rendre le processus plus efficace, c’est-à-dire l’automatiser. Le bon logiciel peut vous aider à automatiser les tâches routinières les plus fastidieuses, telles que :

  • Les listes de priorités
  • La notification des rappels de paiement et des factures en souffrance
  • Les programmes de suivi
  • La création et l’attribution d’actions
  • Résolution des problèmes après réception du paiement du client
  • Transmission des problèmes de crédit au responsable
  • Suivi des manquements aux engagements

Il est important de noter que des clients différents peuvent nécessiter des tâches différentes. Recherchez un système qui vous permette de définir l’automatisation pour chaque classe de crédit afin de pouvoir mettre en place des flux de travail différents pour des groupes de clients différents.

Détails de la facture

Quelles sont les informations requises sur les factures ? Assurez-vous que le système que vous choisissez peut fournir toutes les informations dont vous avez besoin pour effectuer un paiement. Vous pouvez également créer et enregistrer vos propres modèles de factures. Cette fonction est particulièrement utile si vous avez des clients qui exigent des factures dans un format spécifique avant que le paiement puisse être effectué.

Alertes et notifications

Un autre objectif du logiciel de recouvrement de créances est de garantir que rien n’a été oublié. Un système qui vous alerte en cas d’activités importantes, telles que des factures en souffrance, des engagements non respectés ou des informations manquantes sur les factures, vous permettra d’en assurer le suivi à tout moment.

Rapports

Si le service de la comptabilité clients et du recouvrement a des objectifs, ceux-ci doivent être mesurés. Un tableau de bord des indicateurs clés de performance (ICP) fait donc partie intégrante du logiciel. Un système doté de fonctions de veille stratégique peut fournir aux agents de recouvrement, aux gestionnaires de crédit, aux vendeurs et aux dirigeants un aperçu de l’état actuel des comptes débiteurs et créditeurs, ainsi que la possibilité d’accéder au logiciel et d’établir des rapports hebdomadaires ou mensuels par courrier électronique. Des rapports plus détaillés peuvent être fournis en accédant au logiciel ou en établissant des rapports hebdomadaires/mensuels par courrier électronique.

Déploiement

Le logiciel sera-t-il utilisé sur site ou dans le nuage ? Déterminez si le logiciel sera utilisé sur site ou dans le nuage, et si les utilisateurs, tels que les cadres ou les représentants commerciaux qui sont souvent en déplacement, auront besoin d’accéder au logiciel lorsqu’ils seront en route. Dans ce cas, un système basé sur le web peut être plus intéressant qu’un système qui ne peut être installé et accessible que sur site.

Guide pour utiliser le logiciel de recouvrement MY DSO MANAGER :